Elegir un gestor de proyectos software libre adecuado a una organización o empresa es complicado ya que hay múltiples opciones y necesitamos saber qué mirar para poder seleccionar.

Los objetivos del taller que impartimos en el encuentro de la Madeja eran claros: Poner en común una versión sencilla de la vida de un proyecto y dar algunas claves para elegir una aplicación concreta, aclarando qué aspectos tener en cuenta de nuestro equipo y nuestro trabajo.

La gestión de proyectos se plantea como una solución para controlar los plazos, el coste y la calidad a partir de los años 50. Permite adaptarse a los cambios y gestionar el riesgo analizando y controlando de manera previa los momentos críticos para poder anticiparnos.

A finales de los 70, además de tener en cuenta los diferentes momentos o fases de los proyectos se incluye la gestión de personas para lograr concluir los trabajos con éxito. Es entonces cuando se empieza a hablar de motivación, liderazgo, reconocimiento, etc. Si a todo ello le añadimos al valor de compartir el conocimiento se produce el concepto y la práctica del “trabajo en grupo” (groupware) que aparecerá dos décadas después.

El groupware sigue permitiendo el control, pero está más enfocado a la productividad colectiva (no a la productividad individual), y a la gestión de la información. Una definición dice: El software para el trabajo en grupo permite una gestión más rápida y eficaz para facilitar la toma de decisiones, permite controlar y gestionar los flujos de trabajo que se establecen entre los miembros de las organizaciones y la comunicación entre los mismos. De hecho sigue siendo una solución al problema del riesgo, pero con un enfoque más colaborativo que jerárquico. El trabajo en grupo se sustenta en la comunicación, la colaboración y la coordinación.

Para esclarecer los criterios que debemos tener en cuenta para elegir un gestor de proyectos en concreto, decidimos elaborar un cuadro en el que las columnas eran fases o etapas de los proyectos (planificación, ejecución, evaluación, etc.) y las filas aspectos que si no son controlados pueden hacer fracasar el proyecto (costes, plazos, calidad, recursos, etc.). En cada una de las casillas de la tabla, especificamos las tareas que hay que llevar a cabo, por ejemplo, relacionado con planificación y recursos, tendríamos que hacer un reparto de las tareas en el equipo y en la fase inicial de idear un proyecto, elaboramos un presupuesto cuando pensamos en la parte económica o un cronograma cuando nos centramos en los plazos.

Cada una de estas tareas se puede traducir en una funcionalidad. El análisis de los proyectos en los que normalmente trabajamos, del tipo de colaboraciones que tenemos, de los documentos que generamos y de la manera de gestionarlos nos aclarara si necesitamos o no una herramienta de discusión en linea, un calendario, un formulario para introducir cantidades o partidas para los presupuestos o bastara sin embargo con la posibilidad de subir el documento.

Software libre para gestión de proyectos (hay muchos más):

Redmine

activeCollab

dotProject

EGroupware